Connexion WhatsApp et autorisations Meta
La connexion WhatsApp est choisie par un administrateur autorisé de l’entreprise. L’autorisation whatsapp_business_management sert à identifier et rattacher son compte WhatsApp Business et ses numéros, gérer les éléments nécessaires aux parcours et modèles de messages et consulter leurs états. L’autorisation whatsapp_business_messaging sert à envoyer et recevoir les messages de ses clients et à suivre les statuts d’envoi. Ces autorisations sont utilisées pour les fonctions demandées par l’entreprise, sans accès général à ses autres comptes Meta.
Les données reçues peuvent comprendre les identifiants du compte et du numéro WhatsApp Business, le numéro et le nom de profil du client lorsqu’ils sont fournis, le contenu des messages pris en charge, les réponses aux parcours et les identifiants, dates et statuts des messages. Les notifications de Meta sont reçues sur api.koumaflow.com et leur signature est vérifiée avant traitement. Les jetons de connexion sont conservés chiffrés côté serveur ; ils ne sont pas transmis au navigateur ni aux outils IA.
KoumaFlow ne vend pas les données reçues de Meta et ne les utilise pas pour constituer des profils publicitaires, ni pour entraîner ou améliorer des modèles d’IA généralistes. L’assistance commerciale facultative reste limitée au traitement autorisé pour l’entreprise, selon les choix et limites décrits ci-dessous. L’entreprise conserve la responsabilité de l’information de ses clients et des consentements nécessaires.
Responsabilités et finalités
L’éditeur traite les données des comptes, abonnements et opérations nécessaires à la fourniture, à la sécurité et à l’administration de KoumaFlow. Pour les informations recueillies auprès de ses propres clients, chaque entreprise détermine les finalités, les informations demandées et les personnes de son équipe qui utilisent la plateforme. KoumaFlow fournit les moyens techniques correspondants.
L’entreprise doit disposer d’une base juridique adaptée à ses traitements, informer ses clients, respecter leurs droits et limiter la collecte à ce qui est nécessaire. Son autorisation d’utiliser un assistant IA ne remplace pas l’information ou les autorisations éventuellement dues aux personnes concernées.
Informations traitées par la plateforme
Le service traite notamment les informations des comptes et entreprises, les autorisations d’équipe, les connexions professionnelles, les fiches du catalogue, les définitions des KoumaFlow, les conversations et réponses collectées, les dossiers clients, les rendez-vous et les références et montants des opérations financières.
Ces données permettent l’authentification, l’exécution des parcours, la réponse humaine, l’organisation des demandes et rendez-vous, le suivi des paiements et versements ainsi que la sécurité et la traçabilité des opérations. Leur présence dans KoumaFlow ne signifie pas qu’elles sont toutes transmises à une IA.
Séparation des entreprises et contrôle des accès
Les opérations privées nécessitent une authentification et des contrôles côté serveur portant sur l’entreprise, le rôle de l’utilisateur et les fonctions autorisées. Les données sélectionnées pour une fonction IA restent rattachées à l’entreprise concernée. Les modèles IA ne reçoivent ni identifiants de base de données, ni outil leur permettant de parcourir librement les comptes ou d’élargir leurs autorisations.
Les membres de l’équipe accèdent aux fonctions ouvertes à leur rôle. Des personnes habilitées de gestion de la plateforme peuvent accéder aux informations nécessaires à l’assistance, aux validations, à la sécurité et aux opérations techniques ou financières. Cette organisation ne constitue pas un chiffrement de bout en bout empêchant l’éditeur de traiter les messages.
Création de KoumaFlow et personnalisation IA
La création assistée transmet la consigne que vous saisissez et, uniquement si vous les joignez explicitement, les fiches sélectionnées : identifiants, noms, descriptions, références et tarifs. Elle ne charge pas automatiquement les conversations clients, les notes internes, les dossiers, les paiements, les agendas ou les autres KoumaFlow.
La personnalisation des textes d’un modèle de départ transmet le nom de l’entreprise, le type d’activité choisi et la consigne de personnalisation. Elle ne transmet pas les conversations clients ni le catalogue. Les propositions restent des brouillons à relire et tester ; une demande de génération n’autorise pas leur publication automatique.
Aide IA et bibliothèque
Le guide documentaire utilise les tutoriels de KoumaFlow sans appeler un modèle IA. Lorsque vous choisissez le coach IA, vos questions et les échanges récents dans cette aide, limités à six messages, sont transmis avec les tutoriels pertinents. Votre rôle et les fonctions disponibles dans votre offre servent à adapter les instructions.
L’aide IA ne consulte pas automatiquement les conversations de vos clients, vos fiches de catalogue, vos dossiers, vos paiements ou votre agenda. Tout texte que vous copiez volontairement dans une question ou une consigne, y compris un extrait de conversation, fait toutefois partie du contenu transmis : n’y ajoutez pas de secret ou de donnée personnelle inutile.
Assistant commercial : autorisation distincte
L’assistant commercial qui répond aux clients est facultatif et distinct de l’aide et de la création de brouillons. Son activation nécessite l’accord du propriétaire, enregistré avec les réglages, une version d’autorisation et une date. Il intervient uniquement dans son parcours activé, avec les fiches et consignes autorisées ; l’accueil des nouveaux messages sans mot-clé dépend d’une option choisie par le propriétaire.
Sans partage d’historique, Cloudflare Workers AI reçoit le message actuel du client, les informations approuvées, les fiches utiles parmi la sélection et le panier de cette conversation. Le message actuel peut lui-même contenir des données personnelles. Pour les coordonnées de livraison déjà enregistrées, le modèle reçoit seulement l’indication des champs renseignés, sans retransmission de leurs valeurs.
Une option séparée, désactivée par défaut, permet de transmettre jusqu’à douze messages précédemment traités par cet assistant dans la même conversation et sous les mêmes réglages. Ces messages peuvent contenir des données personnelles écrites par le client. Les notes internes, réponses du personnel, messages de lien de paiement, autres conversations et autres KoumaFlow sont exclus de cet historique.
Le client est informé qu’il échange avec une IA et peut demander un relais humain. Le propriétaire peut retirer l’option d’historique ou désactiver l’assistant. Une modification des réglages retire les travaux IA en attente et passe les conversations concernées à l’équipe. Une demande déjà transmise au fournisseur ne peut pas être rappelée ; les contrôles sont à nouveau effectués avant l’appel au modèle et avant l’envoi d’une réponse.
Fournisseurs et utilisation des données par l’IA
Les fonctions IA décrites ici utilisent directement Cloudflare Workers AI. Selon la documentation de Cloudflare, les contenus traités par Workers AI ne servent pas à entraîner ses modèles. Pour les requêtes d’inférence standard, Cloudflare annonce ne pas conserver les entrées et sorties au-delà de leur traitement, sous réserve des exceptions légales ou de sécurité et des fonctions de stockage expressément utilisées. Les métadonnées opérationnelles peuvent être conservées. Les liens ci-dessous présentent ses engagements et exceptions.
Ces engagements du fournisseur ne suppriment pas les données nécessaires au fonctionnement de KoumaFlow, telles que les brouillons conservés, conversations ou commandes. Meta reçoit les données nécessaires à WhatsApp, Google celles nécessaires à la connexion de calendrier et aux rendez-vous, et Wave celles nécessaires aux paiements et versements. Les fournisseurs peuvent traiter des données dans plusieurs pays selon leurs conditions ; aucun hébergement exclusivement ivoirien n’est garanti.
Protection technique et conservation
Les connexions de production utilisent HTTPS. Les jetons d’intégration concernés, notamment WhatsApp et Google Calendar, sont chiffrés par l’application avant stockage. Les opérations sensibles font l’objet de contrôles d’accès, de vérifications de version et de validations côté serveur. Les diagnostics IA évitent de journaliser les consignes, messages clients et sorties brutes du modèle. Aucune mesure technique ne permet de promettre une absence absolue d’incident.
Les questions et consignes ne sont pas enregistrées comme champs des demandes de génération. Les propositions et réponses IA temporaires font l’objet d’un nettoyage automatique au-delà de sept jours ; les contenus IA peuvent reprendre des éléments que vous avez fournis. Un brouillon adopté, une conversation ou une commande reste soumis à sa conservation normale dans l’espace de l’entreprise. Les contenus temporaires de traitement de l’assistant commercial sont effacés ou purgés selon leur état et le nettoyage programmé.
Les données nécessaires aux contrats, à la sécurité, à la preuve d’une opération ou aux obligations légales peuvent être conservées lorsque leur suppression immédiate n’est pas possible. Les cookies de session servent à maintenir et protéger la connexion. Les fournisseurs connectés appliquent aussi leurs propres règles lors de l’utilisation de leurs services.
Exercer vos droits et signaler un problème
Pour une demande d’accès, de rectification, d’opposition ou de suppression, contactez l’éditeur à l’adresse indiquée ci-dessous. Si la demande concerne une entreprise utilisant KoumaFlow, précisez son nom et adressez-la également à cette entreprise, qui détermine l’usage des données de ses clients. Une vérification d’identité proportionnée peut être nécessaire.
Vous pouvez signaler un accès non autorisé ou une suspicion de fuite par le même contact, en fournissant les références utiles et sans envoyer de mot de passe, de jeton ou d’autres données sensibles non nécessaires.
Informations du fournisseur IA
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Pour une question sur le service, la sécurité ou vos données : contact@koumaflow.com